Miljøledelsessystem som kvalifikasjonskrav

Miljøledelsessystem kan brukes som kvalifikasjonskrav når kravet er relevant og forholdsmessig. Oppdragsgiver må likevel åpne for likeverdig dokumentasjon og kontrollere om dokumentasjonen faktisk viser at kravet er oppfylt.

Kort svar

Oppdragsgiver kan stille krav om miljøledelsessystem eller miljøsertifisering som kvalifikasjonskrav dersom kravet har tilknytning til og står i forhold til leveransen.

Kravet gjelder leverandørens egnethet til å gjennomføre kontrakten. Det må derfor ikke brukes som et skjult tildelingskriterium for å premiere generell miljøprofil.

Oppdragsgiver må også være forsiktig med å låse kravet til bestemte sertifikater. Hvis forskriften krever at likeverdig eller alternativ dokumentasjon skal godtas, må konkurransegrunnlaget åpne for dette.

Praktisk betyr det:

• ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn kan være relevante dokumentasjonsformer.
• Oppdragsgiver kan ikke alltid kreve ett bestemt sertifikat som eneste mulighet.
• Leverandøren må dokumentere at systemet er implementert når kravet skal være oppfylt.
• Oppdragsgiver må kontrollere dokumentasjonen mot kravet.

Rettslig utgangspunkt

FOA § 16-1 regulerer kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen.

FOA § 17-9 regulerer dokumentasjon for tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder styringssystemer og miljøledelsestiltak der dette er relevant.

Miljøledelse kan derfor være et kvalifikasjonskrav når kontrakten krever at leverandøren har systemer, rutiner eller kompetanse til å håndtere miljøforhold på en forsvarlig måte.

Men kravet må være begrunnet i leveransen. Det er ikke nok at oppdragsgiver generelt ønsker miljøbevisste leverandører.

Hva er et miljøledelsessystem?

Et miljøledelsessystem er et system for å styre, dokumentere og forbedre virksomhetens miljøarbeid.

Det kan blant annet omfatte:

• miljømål,
• rutiner,
• internkontroll,
• avviksbehandling,
• forbedringsarbeid,
• ansvar og organisering,
• rapportering,
• dokumentasjon.

ISO 14001, EMAS og Miljøfyrtårn er eksempler på dokumentasjon eller sertifisering som kan vise at leverandøren har et miljøledelsessystem.

Når er kravet relevant?

Krav om miljøledelsessystem kan være relevant når kontrakten innebærer miljømessige risikoforhold eller behov for systematisk miljøoppfølging.

Eksempler:

• avfallshåndtering,
• bygg og anlegg,
• transport,
• renhold,
• kjemikaliebruk,
• produksjon eller levering av varer med miljøpåvirkning,
• driftstjenester med løpende miljøoppfølging.

Kravet er mer tvilsomt i små eller enkle anskaffelser hvor miljøledelsessystem ikke har reell betydning for leveransen.

Forholdsmessighet

Kravet må stå i forhold til leveransen.

Oppdragsgiver bør vurdere:

• kontraktens verdi,
• kontraktens varighet,
• miljøbelastningen i leveransen,
• leverandørmarkedet,
• om små leverandører urimelig stenges ute,
• om mindre inngripende dokumentasjon er tilstrekkelig.

Et krav om full tredjepartssertifisering kan være for strengt dersom en enklere dokumentasjon ville vist det samme.

Bestemt sertifikat eller alternativ dokumentasjon?

Larvik kommune krevde tredjepartssertifisering etter ISO 9001 og ISO 14001 som kvalifikasjonskrav, uten å opplyse om leverandørenes rett til å levere alternativ dokumentasjon. KOFA fant at dette stengte for den muligheten forskriften gir til alternativ dokumentasjon, og at konkurransen måtte avlyses.

Den praktiske regelen er:

Oppdragsgiver kan vise til bestemte sertifikater eller standarder, men må åpne for likeverdig dokumentasjon der regelverket krever det.

En tryggere formulering er derfor ofte:

Leverandøren skal ha et dokumentert miljøledelsessystem. Dette kan dokumenteres ved gyldig ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller annen likeverdig dokumentasjon som viser at leverandøren har et implementert system for miljøledelse.

Formuleringen må tilpasses anskaffelsen og forskriftens krav.

Implementert system, ikke bare planer

Kravet bør være klart på når systemet må være på plass.

Leverandøren hadde ikke levert skriftlig miljøprofil eller andre holdepunkter for at kravet var oppfylt. Oppdragsgiver hadde verken rett eller plikt til å innhente supplerende dokumentasjon.

Dette viser at leverandøren bærer risikoen for å dokumentere oppfyllelse.

Oppdragsgiver må kontrollere dokumentasjonen

Oppdragsgiver krevde miljøledelsessystem. KOFA fant brudd fordi oppdragsgiver ikke hadde vurdert om flere valgte leverandørers miljøledelsessystemer faktisk var sertifisert eller basert på sertifiserte standarder.

Poenget er enkelt:

Det er ikke nok å be om dokumentasjon. Oppdragsgiver må kontrollere om dokumentasjonen faktisk viser at kvalifikasjonskravet er oppfylt.

Avklaringer og ettersending

Manglende eller uklar dokumentasjon kan i noen tilfeller avklares eller suppleres, men ikke alltid.

Oppdragsgiver må skille mellom:

• å avklare dokumentasjon for et krav som faktisk var oppfylt,
• og å la leverandøren oppfylle kravet etter fristen.

Det første kan etter omstendighetene være lovlig. Det andre kan innebære ulovlig forbedring eller manglende likebehandling.

Kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterium?

Miljøledelse hører ofte hjemme som kvalifikasjonskrav, ikke tildelingskriterium.

Grunnen er at miljøledelsessystem normalt gjelder leverandørens generelle egnethet og systemer, ikke nødvendigvis miljøprestasjonen i den konkrete leveransen.

Dette henger sammen med Lianakis/Ambisig-linjen: kvalifikasjoner og tildeling må holdes adskilt, selv om personellkompetanse eller leverandøregenskaper i enkelte tjenestekontrakter kan påvirke kvaliteten på den konkrete ytelsen.

For miljøledelse bør oppdragsgiver derfor spørre:

• Er dette et krav til leverandørens egnethet?
• Eller gjelder det miljøprestasjonen i den konkrete leveransen?

Hvis svaret er det første, bør kravet normalt plasseres som kvalifikasjonskrav.

Denne artikkelen gir en overordnet forklaring av problemstillingen. På kursene våre går vi gjennom KOFA-praksis, konkrete eksempler, sjekklister og vurderingsmodeller for hvordan dette bør håndteres i konkurransegrunnlag og begrunnelser.