Innovasjonspartnerskap er en kompleks prosedyre som krever grundige forberedelser fra oppdragsgiveren. Foruten de alminnelige kravene som stilles til konkurransegrunnlagets innhold, må oppdragsgiverens behov beskrives. For å kartlegge behovet for en innovativ ytelse, er det ofte gunstig å gjennomføre markedsundersøkelser. Viser det seg at det ikke er behov for reell innovasjon, kan innovasjonspartnerskap ikke brukes.
I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Ny lov for offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter trådte i kraft 1. januar i år. Nærings– og fiskeridepartementet legger løpende ut veiledninger til de enkelte bestemmelser i det nye regelverket. Disse skal etter hvert samles i ett dokument. Denne gangen tar vi for oss den nye prosedyren innovasjonspartnerskap. Ikke alle opplysninger er med i artikkelen, så sjekk for sikkerhets skyld hva som står i departementets veiledning.
https://www.regjeringen.no/no/tema/naringsliv/konkurransepolitikk/offentlige-anskaffelser-/andre-kolonne/innovasjonspartnerskap/id2518749/
Innovasjonspartnerskap er en anskaffelsesprosedyre som legger til rette for at oppdragsgiveren i en og samme anskaffelse kan få utviklet innovative varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider, og deretter kjøpe den utviklede ytelsen. Til forskjell fra de øvrige anskaffelsesprosedyrene inneholder anskaffelsesforskriften også regler om hvordan selve partnerskapet skal gjennomføres.
Når kan innovasjonspartnerskap benyttes?
Innovasjonspartnerskap er en ny anskaffelsesprosedyre i del III. Oppdragsgiveren kan bare bruke konkurranse om innovasjonspartnerskap for å utvikle og anskaffe innovative varer, tjenester eller bygge og anleggsarbeider. Innovasjonspartnerskap kan bare benyttes der det er tale om reell innovasjon.
Oppdragsgiveren må ha et behov for enten en helt ny eller betydelig forbedret løsning sammenlignet med det som finnes tilgjengelig på markedet. Innovasjon defineres slik i § 4-5 bokstav h: innovasjon: innføring av en ny eller betydelig forbedret vare, tjeneste eller prosess, inkludert produksjons-, bygge- eller anleggsprosesser, en ny markedsføringsmetode eller en ny organisasjonsmetode innen forretningspraksis, arbeidsplassorganisering eller eksterne relasjoner
Gjennomføring av innovasjonspartnerskap
Planlegging og utforming av anskaffelsesdokumentene
♣ Oppdragsgiverens behov
Innovasjonspartnerskap er en kompleks prosedyre som krever grundige forberedelser fra oppdragsgiveren. Foruten de alminnelige kravene som stilles til konkurransegrunnlagets innhold, må oppdragsgiverens behov beskrives. For å kartlegge behovet for en innovativ ytelse, er det ofte gunstig å gjennomføre markedsundersøkelser. Dersom markedsundersøkelsen avdekker at det allerede finnes eksisterende løsninger på markedet som imøtekommer oppdragsgiverens behov, eller løsninger som bare krever mindre tilpasninger for å oppfylle behovet, er det ikke tale om reell innovasjon, og den grunnleggende forutsetningen for bruk av prosedyren er da ikke oppfylt.
Gjennom markedsundersøkelsen kan oppdragsgiveren også få en bedre forståelse for problemstillingen som søkes løst og annen nyttig informasjon som er relevant ved utformingen av anskaffelsesdokumentene, eksempelvis informasjon om hvordan forhandlingene bør gjennomføres, hvordan partnerskapet bør struktureres, hvilke kvalifikasjonskrav som bør stilles og hvilke tildelingskriterier som bør gjelde.
♣ Immaterielle rettigheter
Ved innovasjonspartnerskap skal konkurransegrunnlaget også inneholde opplysninger om hvilke ordninger som gjelder for de immaterielle rettighetene. Det er viktig at det fremgår hvordan rettigheter til det som eventuelt utvikles, skal fordeles mellom partene. Oppdragsgiveren bør i denne sammenheng være oppmerksom på at leverandørene i et innovasjonspartnerskap ofte vil ha et ønske om å kapitalisere på den utviklede løsningen utover selve partnerskapet. Jo større andel av rettighetene som tilfaller den private part, jo mer attraktivt vil det følgelig være å delta i partnerskapet. Med mindre oppdragsgiveren har formulert rettighetene som minimumskrav i anskaffelsesdokumentene, er det mulig å forhandle om de immaterielle rettighetene under forhandlingsfasen.
♣ Kvalifikasjonskrav
Når det gjelder kvalifikasjonskrav, skal oppdragsgiveren særlig stille krav til leverandørens kvalifikasjoner innen forskning og utvikling, inkludert utvikling og implementering av innovative løsninger. Det kan blant annet stilles krav til erfaring, kapasitet eller kompetanse innen forsking og utvikling. Oppdragsgiveren er imidlertid ikke forpliktet til å stille krav om at leverandørene har slik erfaring fra før. Oppdragsgiveren bør være oppmerksom på at å stille for strenge kvalifikasjonskrav kan medføre at små og mellomstore bedrifter utelukkes fra å delta i konkurransen.
♣ Valg av leverandør
Ved konkurranse om innovasjonspartnerskap kan oppdragsgiveren bare velge tilbud på grunnlag av beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet. Det betyr at kontrakten ikke kan tildeles på bakgrunn av den laveste prisen eller den laveste kostnaden. Det er ikke mulig å forhandle om tildelingskriteriene.
♣ Krav til beskrivelse av innovasjonspartnerskapet
Oppdragsgiveren må angi i kunngjøringen om han ønsker å inngå én eller flere kontrakter om innovasjonspartnerskap. Oppdragsgiveren har mulighet til å inngå partnerskap med én eller flere partnere som gjennomfører separate forsknings- eller utviklingsaktiviteter.
Det er viktig at oppdragsgiveren i konkurransegrunnlaget beskriver hvordan partnerskapet planlegges gjennomført. Forskriften inneholder detaljerte regler om gjennomføringen av partnerskapet.
Gjennomføring av konkurransen
Gjennomføringen av konkurransen om å inngå et innovasjonspartnerskap skal, med enkelte unntak, skje etter de samme reglene som konkurranse med forhandling. Leverandørene skal behandles likt i forhandlingene. Oppdragsgiveren kan ikke på en diskriminerende måte gi opplysninger som kan gi noen leverandører en fordel fremfor andre. Hvor lang og omfattende forhandlingsrunden skal være, må vurderes ut fra anskaffelsens betydning og kompleksitet. Det skal angis i konkurransegrunnlaget hvordan forhandlingene planlegges gjennomført.
Alle interesserte leverandører kan levere forespørsel om å delta i konkurransen. Etter å ha mottatt forespørsel om deltakelse, må oppdragsgiveren vurdere hvilke leverandører som anses kvalifisert på bakgrunn av kvalifikasjonskravene. Bare de leverandørene som er kvalifisert, kan bli invitert til å innlevere tilbud. Oppdragsgiveren har også en mulighet til å angi en grense for antall leverandører som inviteres til å gi tilbud, og velge blant eventuelle overtallige kvalifiserte leverandører på bakgrunn av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Dette må i så fall angis i kunngjøringen.
I utgangspunktet skal det forhandles med alle inviterte tilbudsgivere. Oppdragsgiveren kan i kunngjøringen forbeholde seg retten til å beslutte at forhandlingen skal skje i flere faser for å redusere antallet tilbud eller løsninger. Slike reduksjoner skal foretas på grunnlag av tildelingskriteriene. Oppdragsgiveren kan redusere antallet tilbud eller løsninger første gang i forkant av forhandlingene, dersom han forbeholder seg retten til dette i anskaffelsesdokumentene. Til forskjell fra prosedyren konkurranse med forhandling, kan oppdragsgiveren ved innovasjonspartnerskap ikke tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger.
I den siste fasen av forhandlingene skal antallet tilbud eller løsninger være tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse. Dette gjelder bare i den utstrekning det foreligger et tilstrekkelig antall gjenværende tilbud eller løsninger.
♣ Alle sider av tilbudet
Forhandlingene kan gjelde alle sider av tilbudet. Eksempelvis er det adgang til å forhandle om utviklingsforløpet, delmål, fremstillingen av den utviklede løsningen, kontraktsvilkår som immaterielle rettigheter, ytelsesmål for den utviklede løsningen, pris, vederlag under utviklingsfasen og maksimumskostnader for den utviklede løsningen. Forhandlingene skal relatere seg til konkurransegrunnlaget og tilbudet. Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudene til oppdragsgiverens behov og eventuelle krav som er stilt i konkurransegrunnlaget, og da særlig tildelingskriteriene. Det er ikke tillatt å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav, ettersom det vil være i strid med kravene til forutberegnelighet og likebehandling.
Under forhandlingene skal oppdragsgiveren ikke uten samtykke gi de øvrige leverandørene tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt. Formålet med dette er å beskytte forretningshemmeligheter, og å forhindre at noen leverandører får et konkurransefortrinn gjennom innsyn i øvrige tilbud (og dermed kunne «skreddersy» sine egne tilbud).
Gjennom de individuelle forhandlingene kan oppdragsgiveren få opplysninger som gjør at konkurransegrunnlaget bør endres for å svare best til oppdragsgiverens behov. Oppdragsgiveren har mulighet til å foreta endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene. Eventuelle endringer skal umiddelbart sendes til alle de gjenværende leverandørene. I etterkant av slike endringer skal oppdragsgiveren gi leverandørene tilstrekkelig tid til eventuelt å gi reviderte tilbud.
Det går imidlertid en grense for hvor store endringer som kan gjøres i tilbudet. Det må ikke gjøres så store endringer at det ikke lenger dreier seg om samme ytelse som var angitt i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Dersom ytelsen blir vesentlig endret, følger det av kravet til forutberegnelighet og likebehandling at konkurransen må avlyses og kunngjøres på nytt i endret form. Begrunnelsen for dette er at også potensielle leverandører skal få muligheten til å levere inn tilbud på denne ytelsen i endret form.
Selv om oppdragsgiveren ikke har plikt til det, er det ingen ting i veien for at det betales vederlag til tilbudsgiverne under forhandlingsfasen. Særlig ved større og komplekse innovasjonspartnerskap med lange forhandlingsforløp som er kostbare for leverandørsiden, kan det vurderes om det bør betales vederlag for å sikre konkurransen.
Oppdragsgiveren skal avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene. Det er ikke tillatt å forhandle om de endelige tilbudene.
Gjennomføring av innovasjonspartnerskapet
Anskaffelsesforskriften inneholder detaljerte regler om gjennomføringen av partnerskapet. Gjennomføringen av partnerskapet må reguleres i partnerskapskontrakten som inngås mellom oppdragsgiver og valgt(e) leverandør(er).
Innovasjonsfasen
Det skal settes delmål for forsknings- og innovasjonsprosessen som partneren eller partnerne skal oppfylle. Innovasjonspartnerskapet skal også struktureres i faser etter rekkefølgen av trinnene i forsknings- og innovasjonsprosessen. Prosessen kan også inkludere produksjonen av varene, utførelsen av tjenestene eller ferdigstillelsen av bygge- og anleggsarbeidene.
Det skal betales vederlag i passende avdrag til partnerne ved gjennomføringen av partnerskapet. Oppdragsgiveren skal sørge for at innovasjonspartnerskapets struktur, varighet og verdien av de ulike fasene gjenspeiler graden av innovasjon ved den foreslåtte løsningen og i forsknings- og utviklingsforløpet. Den anslåtte verdien av ytelsen som skal anskaffes, skal stå i forhold til investeringene som er nødvendige for å utvikle dem. Ved vurderingen av ytelsens anslåtte verdi vil det være relevant å ta i betraktning den konkrete verdien ytelsen vil ha for oppdragsgiveren, samt de bredere økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige fordelene som ytelsen forventes å gi.
Oppdragsgiveren bør sørge for at partnerskapskontrakten inneholder bestemmelser som gir anledning til å foreta endringer og justeringer av de avtalte fasene og delmål. Ved gjennomføringen av et innovasjonspartnerskap med flere partnere kan oppdragsgiveren ikke uten samtykke gi de øvrige partnerne tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en partner har gitt innenfor rammene av partnerskapet.
Etter hvert trinn i prosessen kan oppdragsgiveren avslutte innovasjonspartnerskapet eller redusere antallet partnere ved å si opp individuelle kontrakter på grunnlag av de avtalte delmålene. Dette gjelder bare når oppdragsgiveren har forbeholdt seg denne retten og angitt vilkårene for å bruke den i anskaffelsesdokumentene. Nærings- og fiskeridepartementet anbefaler at oppdragsgiveren forbeholder seg denne retten.
Dersom delmålene ikke oppnås, eller omkostningene ved utviklingen viser seg å ikke stå i forhold til verdien av ytelsen, er det behov for å kunne si opp partnerskapet. Der det inngås partnerskap med flere partnere, bør partnerskapet fokuseres mot de utviklingsforløpene som kvalitativt og kostnadsmessig fremstår mer fordelaktig en de andre. I slike tilfeller kan oppdragsgiveren ha et behov for å si opp individuelle kontrakter.
Innkjøpet
Etter innovasjonsfasen starter innkjøpsfasen. Oppdragsgiveren kan bare anskaffe den utviklede ytelsen når den oppfyller de avtalte ytelsesmålene og ikke overstiger de avtalte maksimumskostnadene. Kjøpet av ytelsen skal altså være regulert i partnerskapskontrakten, og kan enten formuleres som en opsjon eller en kjøpsforpliktelse. Hvordan innkjøpene skal foretas, kan avtales nærmere under forhandlingsfasen.