Oppdragsgiver må sørge for oppbevaring av dokumentasjonsbevis

October 27, 2018

 

Når det gjelder en oppdragsgivers adgang til å be om ettersending av dokumentasjonsbevis, finnes det unntak. Oppdragsgiveren kan f.eks. ikke be om levering av dokumentasjonsbevis dersom han har mottatt de samme bevisene i tidligere konkurranser. Oppdragsgiveren må altså etablere en løsning for oppbevaring av dokumentasjonsbevis. Det betyr imidlertid ikke at eksempelvis. en kommune må etablere en løsning for alle de underliggende etatene i kommunen.  

 

 

Oppdragsgiveren kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene om å levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. Dette vil særlig være aktuelt ved gjennomføringen av totrinnsprosedyrer som begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Oppdragsgiveren bør da kontrollere om de leverandørene han inviterer videre til å gi tilbud, oppfyller kvalifikasjonskravene. Dersom oppdragsgiveren ikke foretar en slik kontroll i prekvalifiseringsfasen, vil han stå i fare for å invitere leverandører som potensielt vil måtte avvises senere i konkurransen fordi det viser seg at de likevel ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. I verste fall kan oppdragsgiveren da ende opp uten kvalifiserte leverandører ved tildeling av kontrakt. 

 

Oppdragsgiveren kan videre be om ettersending av dokumentasjonsbevis fra en eller flere av leverandørene eller alle leverandørene, avhengig av de konkrete omstendighetene. For eksempel kan oppdragsgiveren be om ettersending fra en bestemt leverandør, dersom denne har fylt ut ESPD-skjemaet feil, slik at det er uklart om det foreligger en avvisningsgrunn eller om et kvalifikasjonskrav er oppfylt. 

 

Kravet til kontroll innebærer ikke at oppdragsgiveren skal innhente egne dokumentasjonsbevis for alle de forskjellige avvisningsgrunnene. Når det gjelder avvisningsgrunnene vil egenerklæringen i de fleste tilfellene være tilstrekkelig dokumentasjonsbevis i seg selv. For eksempel er det tilstrekkelig at leverandøren erklærer i egenerklæringsskjemaet at han ikke har inngått avtaler med andre leverandører med hensikt å vri konkurransen. Oppdragsgiveren er bare forpliktet til å innhente de dokumentasjonsbevisene som han har etterspurt i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiveren er imidlertid pålagt å innhente skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift for å kontrollere om leverandørene har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter og avgifter. 

 

Dersom den nødvendige informasjonen for å vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt fremgår av det utfylte egenerklæringsskjemaet, er det ikke nødvendig å innhente dokumentasjonsbevis. Det samme gjelder for utvelgelseskriteriene. På denne måten vil egenerklæringsskjemaet i flere tilfeller kunne fungere som endelig dokumentasjonsbevis. 

 

Dersom leverandøren har svart at han ikke oppfyller et krav, skal oppdragsgiveren kontrollere om de angitte opplysningene om tiltak leverandøren har utført for å rette opp i avvisningsgrunnene ("self-cleaningstiltak") viser at han likevel kan delta i konkurransen. 

 

Oppdragsgiveren kan ikke be om andre dokumentasjonsbevis enn det som følger av § 7-2, § 16-1 annet ledd og § 24-7. Det følger av § 7-2 at oppdragsgiveren skal kreve at den valgte leverandøren leverer skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt for anskaffelser som overstiger 500.000 kroner ekskl. mva. Det følger av § 16-1 annet ledd at oppdragsgiveren bare kan kreve attester, erklæringer eller andre typer dokumentasjon som angitt i § 16-2, § 16-4, § 16-6 og § 16-7 som dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. I § 24-7 er det gitt regler om hvilken dokumentasjon oppdragsgiveren skal godta som tilstrekkelig bevis for at det ikke foreligger avvisningsgrunner. 

 

Unntak fra adgangen til å be om ettersending 

 

Når det gjelder oppdragsgiverens adgang til å be om ettersending av dokumentasjonsbevis, så finnes det to unntak: 

 

Det første unntaket er at oppdragsgiveren ikke kan be om levering av dokumentasjonsbevis dersom han har mottatt de samme bevisene i tidligere konkurranser. Målet er å redusere leverandørenes administrasjonsbyrde ved å måtte levere den samme dokumentasjonen i alle konkurranser. Oppdragsgiveren må altså etablere en løsning for oppbevaring av dokumentasjonsbevis. 

 

Med "oppdragsgiver" vises det her til den enheten som har kunngjort konkurransen og ikke det rettssubjektet som er juridisk ansvarlig for anskaffelsen. Bestemmelsen innebærer altså ikke at det må etableres en fellesløsning for alle underordnede enheter med eget budsjettansvar innen ett rettssubjekt. For eksempel må ikke en kommune etablere en løsning for alle de underliggende etatene i kommunen.  

 

Det er videre et krav om at oppdragsgiveren må kreve oppdaterte dokumentasjonsbevis fra leverandøren når han kontrollerer om opplysningene angitt i egenerklæringsskjemaet er korrekte. Dersom dokumentasjonen som leverandøren tidligere har levert, inneholder utdaterte opplysninger, kan oppdragsgiveren be om ettersendelse av dokumentasjon av nyere dato. Dersom for eksempel en tidligere skatteattest er mer enn 6 måneder gammel, så må leverandøren levere en ny skatteattest. 

 

Leverandører som har levert dokumentasjonsbevis til oppdragsgiveren i tidligere konkurranser bør gjøre oppdragsgiveren oppmerksom på dette i forespørselen om å delta eller i tilbudet. Oppdragsgiveren kan også kreve at leverandøren opplyser om dette. 

 

Det andre unntaket er at oppdragsgiveren ikke kan be om levering av dokumentasjonsbevis, dersom det er mulig å innhente bevisene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette forutsetter at leverandøren angir opplysninger som er nødvendige for at oppdragsgiver kan innhente dokumentasjonsbevisene direkte, som for eksempel en internettadresse og identifikasjonsopplysninger. 

 

Krav til kontroll av valgt leverandør 

 

Oppdragsgiveren er bare forpliktet til å kontrollere om den valgte leverandøren oppfyller de angitte kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier og om det foreligger grunner for avvisning. Kontrollen skal foretas før oppdragsgiveren sender ut meddelelse om valg av leverandør. 

 

Oppdragsgiveren skal kreve at den valgte leverandøren leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. Det er viktig at oppdragsgiverens beslutninger er basert på oppdaterte opplysninger, ettersom det raskt kan skje vesentlige endringer hos leverandøren som for eksempel økonomiske vanskeligheter som vil gjøre leverandøren uegnet til å delta i konkurransen. Eller for eksempel at leverandøren i mellomtiden har betalt utestående skattebeløp. 

 

Leverandøren skal kunne levere dokumentasjonsbevisene straks. Dette innebærer at leverandøren må kunne oversende de aktuelle dokumentasjonsbevisene mer eller mindre umiddelbart etter å ha mottatt oppdragsgiverens henvendelse. Leverandøren må derfor ha dokumentasjonsbevisene klare når han leverer forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud, ettersom han ikke kan vite når oppdragsgiveren vil be om ettersending av dokumentasjonsbevisene. Dette gjelder også dokumentasjonsbevis fra virksomheter som leverandøren støtter seg på. 

 

Det kan være hensiktsmessig for oppdragsgiveren å sette en frist for når leverandøren skal ha levert dokumentasjonsbevisene for å unngå misforståelser. En slik frist kan være svært kort, for eksempel 1-2 virkedager. Dette forutsetter at oppdragsgiveren sender henvendelsen om innhenting av dokumentasjonsbevis til leverandørens angitte kontaktperson. 

 

Dersom oppdragsgiveren mottar dokumentasjonsbevis som synes å inneholde feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler, kan han be den valgte leverandøren om å ettersende, supplere, avklare eller utfylle dokumentasjonsbevisene innen en kort tilleggsfrist. 

 

Dersom dokumentasjonsbevisene viser at leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller det foreligger obligatoriske avvisningsgrunner, skal oppdragsgiveren avvise leverandøren i samsvar med reglene i forskriften. Dersom det foreligger frivillige avvisningsgrunner, kan oppdragsgiveren avvise leverandøren med mindre avvisningen vil være uforholdsmessig. 

 

Dersom oppdragsgiveren avviser den valgte leverandøren, kan han i utgangspunktet gå videre til leverandøren som er innstilt som nummer 2 uten å gjennomføre en ny konkurranse. Han må da også kontrollere om denne leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Dersom det viser seg at også leverandøren innstilt som nummer 2 må avvises, kan oppdragsgiver gå til leverandøren innstilt som nummer 3 osv. 

 

Dersom oppdragsgiveren bruker en evalueringsmetode som medfører at avvisningen av den valgte leverandøren vil påvirke rangeringen av de andre tilbudene, så kan ikke oppdragsgiveren si med sikkerhet hvem som er nr. 2 i konkurransen før han har gjennomført en ny evaluering av de gjenværende tilbudene i henhold til tildelingskriteriene. 

 

  • Eksempel

 

Oppdragsgiveren bruker en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Det brukes en skala på 0-10 poeng. Den gitte poengscoren til hvert enkelt tildelingskriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. De vektede poengscorene summeres og leverandøren med høyst totale poengscore blir tildelt kontrakten. 

 

Dersom oppdragsgiveren velger en evalueringsmodell der det beste tilbudet for hvert tildelingskriterium alltid gis høyest mulig poengscore (10 poeng), så vil avvisningen av leverandøren innstilt som nummer 1 påvirke hvilken poengscore de andre leverandørene får på de ulike tildelingskriteriene. Oppdragsgivere som har valgt en slik evalueringsmodell må derfor foreta en ny evaluering, dersom leverandøren som er innstilt som nummer 1 avvises fra konkurransen. 

 

Dette stiller seg annerledes dersom oppdragsgiveren velger en evalueringsmodell der han vurderer tilbudene mot en bestemt standard, for eksempel en ideell beste kvalitet, pris, service eller lignende, og gir tilbudene poeng etter hvor gode de er sammenlignet med den ideelle kvaliteten, prisen, servicen etc. I et slikt tilfelle vil ikke avvisningen av leverandøren innstilt som nummer 1 påvirke hvilken poengscore de andre leverandørene får på de ulike tildelingskriteriene. Oppdragsgivere som har valgt en slik evalueringsmodell behøver ikke foreta en ny evaluering ved avvisning av leverandøren innstilt som nummer 1.  

 

Gir ikke grunnlag for sanksjoner

 

Bestemmelsen om at oppdragsgiveren kun er forpliktet til å kontrollere om den valgte leverandøren er kvalifisert for konkurransen, innebærer at oppdragsgiveren kan legge til grunn at de øvrige leverandørene er kvalifiserte gjennom levering av egenerklæringen. Dersom det i etterkant av konkurransen viser seg at leverandører som ikke ble kontrollert, likevel ikke oppfylte kvalifikasjonskravene og dette har påvirket utfallet av konkurransen, så er manglende avvisning av disse leverandørene ikke et brudd på anskaffelsesreglene som gir grunnlag for erstatning eller andre sanksjoner.

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload