Kravet til en bestemt merkeordning kan benyttes i flere faser av en anskaffelse. Som dokumentasjon for leveransens egenskaper kan det stilles krav til merkeordninger i kravspesifikasjonen, tildelingskriteriene eller kontraktsvilkårene. Men det er hensyn en oppdragsgiver må vurdere: Det å oppfyllekrav om merkeordninger medfører kostnader for leverandørene, oget krav om merkeordninger kan medføre en mulig konkurransebegrensning. Strenge krav til merkeordninger kan f.eks. bidra til å utelukke små og mellomstore leverandører fra å gi tilbud.
I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter trådte i kraft 1. januar i 2017. Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) har samlet veiledninger til de enkelte bestemmelser i regelverket i ett, oppdatert dokument. Denne gangen retter vi søkelyset motbruk av merkeordninger. Noenopplysninger i veiledningen er utelatt i artikkelen, så sjekk for sikkerhets skyld hva som står i departementets veiledning.
https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/veileder-offentlige-anskaffelser/id2581234/
En oppdragsgiver har mulighet til å stille krav om bestemte merkeordninger som dokumentasjon for spesifikke egenskaper ved anskaffelsen. En merkeordning kan fungere som dokumentasjon for at varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider har bestemte miljømessige og sosiale egenskaper. Merkeordningen kan også dokumentere andre egenskaper ved leveransen.
En merkeordning er definert som dokumenter, sertifikater eller attester som bekrefter at varene, tjenestene, bygge- og anleggsarbeidene, prosessene eller prosedyrene oppfyller etterspurte merkekrav. En merkeordning inneholder et sett med på forhånd definerte merkekrav, og det er dermed ikke nødvendig for oppdragsgiveren å liste opp alle de underliggende kravene.
Det er organisasjonen som utsteder merket, som skal kontrollere om varen, tjenesten eller bygge- og anleggsarbeidene overholder kravene som følger av merkeordningen. Bruk av merkeordninger kan dermed redusere arbeidsmengden for oppdragsgiver og samtidig sikre en god etterlevelse av målsetninger om for eksempel miljø og sosialt ansvar. I tillegg kan bruk av merkeordninger lette arbeidet med oppfyllelse av dokumentasjon for leverandører med merkesertifiserte ytelser.
Kostnader for leverandører
Oppfyllelse av krav om merkeordninger medfører kostnader for leverandørene. For noen leverandører vil ikke kostnadene stå i forhold til nytten ved å være sertifisert, og det vil kunne medføre en noe høyere pris på ytelsene. Oppdragsgiveren må derfor gjøre prioriteringer på i hvilke anskaffelser og for hvilke deler av leveransen det skal stilles krav om merkesertifisering. Ved denne vurderingen kan oppdragsgiveren blant annet ta hensyn til den miljømessige påvirkningen ved anskaffelsen, innkjøpsvolumet og muligheten for å påvirke markedet. Dersom oppdragsgiverens krav om merkesertifisering bidrar til at det kommer flere og mer bærekraftige løsninger på markedet, kan dette veie opp for en eventuell fordyrende effekt i den konkrete anskaffelsen.
Samtidig må det tas hensyn til den mulige konkurransebegrensende effekten et krav om merkeordninger kan medføre. Strenge krav til merkeordninger kan bidra til å utelukke små og mellomstore leverandører fra å gi tilbud.
Etter det tidligere anskaffelsesregelverket var det visse begrensninger i adgangen til å stille krav om merkeordninger. EU-domstolen kom til, i sak C-368/10 (Max Havelaar), at det ikke var adgang til å stille krav til sosialt ansvar som en del av kravspesifikasjonen, siden slike krav ikke falt inn under definisjonen av "egenskaper" etter direktivet. Dette er endret i den någjeldende forskriften, som gjennomfører det nye anskaffelsesdirektivet. I forskriften § 15-1 annet ledd fremgår det at kravene som stilles til leveransens "egenskaper" også kan inkludere faktorer som ikke påvirker varenes, tjenestenes eller bygge- og anleggsarbeidenes egenskaper. Departementet mener dette taler for at begrepet "egenskaper" i § 15-1 første ledd kan omfatte krav om sosialt ansvar. Det samme følger av § 15-3 første ledd bokstav a andre setning.
Hvordan kan det stilles krav om merkeordning?
Kravet til en bestemt merkeordning kan benyttes i flere faser av en anskaffelse. Som dokumentasjon for leveransens egenskaper kan det stilles krav til merkeordninger i kravspesifikasjonen, tildelingskriteriene eller kontraktsvilkårene. Det er opp til oppdragsgiverens skjønn om det skal stilles krav og hvordan det i så fall er mest hensiktsmessig å stille kravene.
Dersom krav til merkeordninger stilles som en del av kravspesifikasjonen, må samtlige leverandører tilby en merkesertifisert leveranse. Manglende merkesertifisering vil da som utgangspunkt være et avvik fra kravspesifikasjonen, og oppdragsgiveren må vurdere om han har plikt til å avvise leverandøren. Oppdragsgiveren skal godta andre merkeordninger enn den eller de ordningene som oppdragsgiver krever, dersom disse bekrefter at den tilbudte leveransen oppfyller tilsvarende merkekrav. I visse situasjoner må oppdragsgiveren også godta annen dokumentasjon for at merkekravene er oppfylt.
Merkeordninger kan benyttes i forbindelse med tildelingsevalueringen, for eksempel som dokumentasjon av tildelingskriteriet "miljø". Ved å inkludere noen eller samtlige miljøkrav som følger av en merkeordning i evalueringen av kriteriet, kan oppdragsgiveren tildele høyere poengsum til leverandørene som oppfyller miljøkravene. Oppfyllelse av merkeordningens miljøkrav kan dermed veies opp mot andre kriterier som kostnader, produktets tilgjengelighet eller leveringstid. En leverandør som ikke oppfyller merkeordningens miljøkrav, står da ikke i fare for å avvises, men vil heller få en dårligere poengsum i evalueringen av kriteriet miljø.
Det kan inntas krav til merkeordninger også i kontraktsvilkårene. Ved et slikt krav plikter leverandøren å oppfylle kravet til merkesertifisering ved inngåelsen av kontrakten eller på nærmere bestemt tidspunkt senere i kontraktsforløpet. Dette kan for eksempel være hensiktsmessig i anskaffelser hvor oppdragsgiveren benytter seg av funksjonsbeskrivelser i kravspesifikasjonen. Leverandøren vil da ha mulighet til å bidra betydelig til utformingen av de konkrete løsningene, og det kan stilles krav om at disse løsningene skal være merkesertifisert. Oppdragsgiveren kan kombinere et kontraktsvilkår med krav om merkeordninger med en misligholdssanksjon som står i forhold til misligholdet. Det kan for eksempel avtales prisreduksjon dersom den forutsatte merkesertifiseringen ikke oppnås.
Krav til merkeordningen
Oppdragsgiveren kan anvende krav om merkeordninger dersom samtlige av de følgende vilkårene er oppfylt:
alle merkekrav har tilknytning til leveransen og er egnet til å beskrive leveransen oppdragsgiveren skal anskaffe,
merkekravene er basert på etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier, merkeordningen er utviklet i en åpen og gjennomsiktig prosedyre hvor alle relevante interessenter kan delta,
merkeordningen er tilgjengelig for alle interesserte parter
merkekravene er fastsatt av en tredjepart som leverandøren som søker om merkeordningen, ikke utøver bestemmende innflytelse over.
Kravet om tilknytning og egnethet må vurderes konkret i forbindelse med den aktuelle anskaffelsen. Det betyr at kravene i merkeordningen må ha tilknytning til produksjonen, fremskaffelsen eller andre sider ved leveransens livssyklus. Merkekravene kan omfatte faktorer ved leveransens livssyklus som ikke påvirker varenes, tjenestenes eller
bygge- og anleggsarbeidenes egenskaper. Det er likevel ikke adgang til å vektlegge generelle sider ved leverandøren, for eksempel leverandørens overordnede innkjøpspolicy i tilfeller hvor denne ikke påvirker fremstillingen av den aktuelle leveransen. Det kan eksempelvis være krav til generelle retningslinjer for bruk av miljøskadelige kjemikalier i en anskaffelse hvor disse ikke benyttes i fremstillingen av leveransen.
Flere anerkjente merkeordninger oppfyller de fire siste kravene til merkeordninger. Det kan for eksempel være merkeordninger med sertifisering i henhold til ISO-standarder om miljømerker og deklarasjoner, som ISO 14024. Det gjør også merkeordninger som Svanemerket, EU Ecolabel (EU-blomsten) eller Fairtrade-merket med flere. Oppdragsgiveren må imidlertid foreta en konkret vurdering av kravet til tilknytning og egnethet.
Dersom oppdragsgiveren finner at en bestemt merkeordning bare oppfyller de siste fire kravene i listen over (altså alle utenom kravet til tilknytning og egnethet), kan oppdragiveren henvise til de bestemte merkekravene under merkeordningen som oppfyller tilknytnings- og egnethetskravet. Det vil si at oppdragsgiveren kan velge ut de kravene som er relevante for den aktuelle anskaffelsen, og benytte merkeordningen til å dokumentere at disse merkekravene er oppfylt. Oppdragsgiveren skal da liste opp de merkekravene som har den tilstrekkelige tilknytningen og egnetheten i anskaffelsesdokumentene.
Annen dokumentasjon
Oppdragsgiveren har plikt til å godta annen dokumentasjon fra leverandørene dersom det etterspørres en bestemt merkeordning. Oppdragsgiveren plikter for det første å godta andre merkeordninger som bekrefter at leveransen oppfyller tilsvarende merkekrav. Det kan for eksempel være andre merkeordninger som oppfyller den samme standarden som den etterspurte merkeordningen, eksempelvis standarden ISO 14024.
Oppdragsgiveren skal også godta annen dokumentasjon for at merkeordningen er oppfylt, dersom leverandøren ikke har mulighet til å delta i merkeordningen eller en tilsvarende merkeordning innen tilbudsfristen. Forholdet kan ikke skyldes leverandøren selv. Det kan være aktuelt, blant annet, i tilfeller der tilbudsfristen er kortere enn den tiden det tar å sertifiseres under merkeordningen. I så fall skal oppdragsgiveren godta annen dokumentasjon, som for eksempel teknisk dokumentasjon fra produsenten. Det knyttes ingen formkrav til slik annen dokumentasjon, men det må være praktisk mulig for oppdragsgiveren å gjennomgå dokumentasjonen uten uforholdsmessig stor ressursbruk. Det er leverandøren som har bevisbyrden for at annen dokumentasjon oppfyller de fastsatte kravene under den angitte merkeordningen.