Utgangspunktet i forskriften § 23-5 (1) er klart: Oppdragsgiver har adgang til å skriftlig avklare tilbud ved at tilbydere ettersender, supplerer, avklarer eller utfyller informasjon i tilbudet. Avklaringen skal gjøres innen en kort tilleggsfrist og må gjelde opplysninger eller dokumentasjon som er feil, uklar eller mangelfull. En viktig begrensing følger av annet ledd: en avklaring skal ikke medføre at tilbudet blir forbedret.
I sak 2017/104 uttaler KOFA at tilbudsavklaring ikke nødvendigvis må gjøres skriftlig gjennom tilbyder. Saken gjaldt anskaffelse av rammeavtale for nettverk, server og lagringsprodukter. Systempartner AS klagde Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA) inn for KOFA og hevdet at blant annet Østereng IT sitt tilbud skulle vært avvist. I kravspesifikasjonen fulgte det at alt tilbudt utstyr skulle være CE-merket og at det skulle fremlegges samsvarserklæring for alle maskinmodeller. Tilbudet fra Østereng IT manglet denne dokumentasjonen.
Et spørsmål for KOFA var om måten dokumentasjonen var innhentet på var lovlig. Oppdragsgiver innhentet dokumentasjon på CE-merking for fire av produktene på produsentens nettside uten å gå skriftlig gjennom Østereng IT. En slik avklaring er isolert sett i strid med ordlyden i forskriften § 23-5 (1) som sier at avklaring skal gjøres skriftlig ved å be tilbyder ettersende den nødvendige dokumentasjonen.
KOFA uttalte at forskriften § 23-5 er ment å utvide avklaringsadgangen sammenlignet med tidligere regelverk, og «tilrettelegge for mer effektive anskaffelser, ved at færre leverandører må avvises på grunn av mangelfull dokumentasjon ...» Dersom en oppdragsgiver skulle vært avskåret fra å innhente informasjon på en åpen nettside ville dette «stride mot det nevnte forhold.» Innhentingen av dokumentasjonen medførte ikke en forbedring av tilbudet og informasjonen var lett tilgjengelig på produsentens nettside. Oppdragsgiver hadde derfor adgang til å innhente dokumentasjonen uten å gjøre dette skriftlig gjennom tilbyder.
KOFA bemerker at en slik fremgangsmåte kan være problematisk i relasjon til prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet. Oppdragsgiver risikerer fort å bryte prinsippet til likebehandling dersom f.eks. bare ett av flere tilbud som inneholder avvik blir forsøkt avklart. Oppdragsgiver kan derfor ikke nøye seg med å avklare ett tilbud som inneholder feil eller mangelfull dokumentasjon, men må gjøre tilsvarende forsøk på avklaring av andre tilbud som eventuelt inneholder feil eller mangelfull dokumentasjon. Dersom de grunnleggende prinsippene blir ivaretatt, og tilbudet ikke forbedres, vurderer KOFA det holdbart at oppdragsgiver kan innhente enkel og tilgjengelig dokumentasjon uten å gå veien om tilbyder.