Hva inngår i rammeavtalen?

I KOFA-sak 2022/1126 ble Rælingen kommune ilagt overtredelsesgebyr for ulovlig direkte anskaffelse ved kjøp av materiell gjennom en rammeavtale. Denne saken reiser spørsmål om hvor viktig det er å holde seg innenfor avtalens avgrensning, og hva som skjer når dette ikke gjøres.

Hva gjaldt rammeavtalen?

Rammeavtalen, kunngjort i 2018, dekket kommunens behov for:

• Leie av maskiner, lastebiler og mannskap til ulike prosjekter innen vei, vann og avløp (VA), idrettsanlegg og friluftsområder.

• Korte oppdrag: Rammeavtalen gjaldt for oppdrag av inntil fire ukers varighet. Lengervarende oppdrag skulle tildeles gjennom minikonkurranser.

  
  

Viktigst for saken var at rammeavtalen:

• Ekskluderte materiell: Konkurransegrunnlaget presiserte at materialkjøp ikke var inkludert. Slike innkjøp skulle gjøres gjennom kommunens egne separate avtaler.

• Ikke la opp til konkurranse om materiell: Leverandørene konkurrerte kun om tjenester (leie av maskiner og mannskap). Det ble ikke innhentet tilbud på materiell eller påslag for håndtering av dette.

  
  

Hvordan skjedde materialkjøpene?

Til tross for at rammeavtalen var avgrenset til tjenester, kjøpte kommunen materiell for totalt 5,4 millioner kroner. Kjøpene inkluderte:

1. Lysmaster, fundamenter og kabler for veilys: Disse ble spesifisert som nødvendig i enkelte oppdragsbeskrivelser. Leverandørene fikk ansvar for innkjøpet og fakturerte kommunen for materialene med et påslag.

2. Materialer til vei- og VA-prosjekter: Dette inkluderte blant annet bærelag, forsterkningslag, fiberduk og kantstein.

3. Innkjøp via kommunens avtaler: Omtrent 10 % av materialene ble kjøpt via kommunens egne innkjøpsavtaler, men rammeavtaleleverandørene fungerte som bestillere.

   
   

Hvorfor oppsto disse materialkjøpene?

Kommunen forklarte at materialkjøpene var nødvendige for å gjennomføre prosjektene. Leverandørene tok på seg dette ansvaret fordi kommunen ikke klarte å levere materiell gjennom sine egne avtaler i tide. Dette skjedde til tross for at avtalen eksplisitt utelukket slike kjøp.

Hva var problemet med denne praksisen?

1. Manglende kunngjøring av materiellkjøp:Materialkjøpene utgjorde separate anskaffelser som oversteg terskelverdien for kunngjøringsplikt. Kommunen unngikk dermed konkurranse for disse kjøpene.

2. Vesentlig endring av avtalen:Ved å inkludere materiell endret kommunen kontraktens omfang vesentlig, noe som i henhold til EU-domstolen (C-454/06 Pressetext) utløser krav om ny kunngjøring.

3. Konkurransevridning:Leverandørene som deltok i konkurransen, visste ikke at de ville få mulighet til å levere materiell. Andre leverandører kunne ha deltatt om materialkjøpene var kunngjort som en del av avtalen.

   
   

KOFA's vurdering:

KOFA konkluderte med at materialkjøpene utgjorde ulovlige direkte anskaffelser.

• Integrert i rammeavtalen: Selv om kjøpene teknisk sett ble gjort av leverandørenes underleverandører, var de nødvendige for å fullføre oppdragene under rammeavtalen.

• Ingen adskilte kontrakter: Kommunens argument om at materialkjøpene var små enkeltkjøp under terskelverdi, ble avvist.

• Grov uaktsomhet: Kommunen var klar over at materiell ikke var inkludert i avtalen, men tillot likevel kjøpene. Dette ble vurdert som grovt uaktsomt.

  
  

Som følge av dette ble kommunen ilagt et overtredelsesgebyr på 487 000 kroner, tilsvarende ca. 10 % av verdien av de ulovlige materialkjøpene.