Kan man endre konkurransegrunnlaget underveis i konkurransen?

Det kan ofte oppstå behov for å gjøre endringer i konkurransegrunnlaget, etter at konkurransen er kunngjort. Det kan for eksempel være innspill fra leverandørene, som gjør at man blir oppmerksomme på feil. Etter at tilbudsfristen har gått ut, er adgangen til endringer stengt. Så spørsmålet er hvilke endringer man kan gjøre før dette.

Dette var tema i KOFA-sak 2023/184. Saken gjaldt anskaffelse av innkjøpsfaglig bistand. KOFA startet med å si at utgangspunktet er at man ikke kan gjøre "vesentlige endringer". Dersom andre leverandører kunne gitt tilbud i konkurransen, vil dette være "vesentlig".

I den aktuelle saken var det flere endringer. I konkurransegrunnlaget sto det at anskaffelsen gjaldt for Bodø kommune. Men i rammeavtalen som lå vedlagt, sto det at også kommuner i innkjøpssamarbeidet til kommunen var med. Da kommunen oppdaget dette, endret man rammeavtalen. KOFA la til grunn at dette ikke påvirket estimert omsetning på avtalen, og derfor ikke var en vesentlig endring.

Det samme gjaldt en presisering, der det ble opplyst at anskaffelsen ikke skulle gjelde for bygg- og anleggsanskaffelser.

Det fremgikk videre dokumentasjonskrav om at det skulle leveres miljøledelsessystem og kvalitetsstyringssystem. Men det var ingen kvalifikasjonskrav som tilhørte disse dokumentasjonskravene. Dette var en uklarhet, som kommunen rettet ved å ta vekk dokumentasjonskravene. Dette kunne etter KOFAs mening ikke påvirke verken utformingen av tilbudet, eller hvem som deltok i konkurransen. Og dette var derfor ikke en vesentlig endring.

Samtlige endringer var derfor lovlige.