Et forbehold i tilbudet kan medføre at tilbudet må avvises fra konkurransen, eventuelt at det beregnes et pristillegg i evaluering av tilbudsprisene. Det er derfor viktig at du som leverandør tenker nøye igjennom om det kan tas forbehold, og om det bør tas forbehold, eventuelt hvordan forbeholdet skal beskrives.
Det er fem viktige spørsmål du bør tenke igjennom:
1. Gjelder forbeholdet grunnleggende forhold ved kontrakten?
Dersom forbeholdet gjelder grunnleggende forhold i kontrakten, skal tilbudet avvises. Problemet er at det ofte kan være tvil om hva som skal regnes som grunnleggende forhold. Forbehold som gjelder værforhold, erstatningsansvar ved feil og leveringstider vil ofte være grunnleggende forhold, mens forbehold som går på indeksregulering av priser, eller valutaforbehold ofte ikke vil være grunnleggende.
2. Ã…pner konkurransegrunnlaget for at det tas forbehold?
Oppdragsgiver kan forby forbehold. Dette gjøres ofte ved at det sies at kontraktsbestemmelser eller krav er «absolutte» eller ufravikelige. Utgangspunktet vil da være at ethvert avvik eller forbehold skal medføre avvisning.
3. Kan forbeholdet prissettes av oppdragsgiver?
Oppdragsgiver har en plikt til å beregne en priskonsekvens av forbehold, dersom tilbudet ikke skal avvises. Dersom det er vanskelig for oppdragsgiver å beregne hva den økonomiske konsekvensen kan bli, kan dette medføre at tilbudet skal avvises.
4. Er forbeholdet utformet på en klar måte?
Dersom forbeholdet ikke er formulert på en klar måte, eller det er uklart hva rekkevidden av forbeholdet er, kan dette gjøre det vanskelig å beregne en priskonsekvens. Dermed vil slike forbehold ofte medføre at tilbudet skal avvises.
5. Er det nødvendig å ta forbehold?
Et forbehold medfører at risikofordelingen mellom oppdragsgiver og leverandør endres i forhold til hva som er forutsatt i konkurransegrunnlaget. Det er derfor viktig å bruke tid på å forstå konkurransegrunnlaget, for å forstå risikofordelingen. I motsatt fall kan du risikere at «forbeholdet» medfører avvisning, selv om det kanskje egentlig ikke sier noe særlig mer enn det som allerede følger av en riktig tolkning av konkurransegrunnlaget. En slik avvisning kan riktignok påklages, men som leverandør ønsker du jo først og fremst å vinne kontrakten, ikke å vinne en klagesak…