Dersom oppdragsgiver ber leverandørene estimere forbruksmengder eller antall timer som vil gå med, skaper dette utfordringer for evalueringen. Hvordan kan oppdragsgiver sammenligne estimerte priser, og hva gjør oppdragsgiver om estimatene fremstår som urealistiske?
Dersom det er oppgitt enhetspriser (for eksempel timepriser), vil utgangspunktet måtte være å anta at alle bruker like mye tid på oppgaven. Eller at forbruket hos oppdragsgiver av varene som er priset vil være det samme, uansett hvilken tilbyder man velger.
Men noen ganger kan det være grunner til at det kan være forskjeller. En leverandør kan for eksempel ha rutiner eller erfaring, som gir grunn til å tro at det blir færre timer fakturerbar tid enn konkurrentene vil kunne klare. Eller levetid eller andre egenskaper på varene gjør at forbruket kan bli større eller mindre enn dersom man kjøper konkurrentenes varer.
Problemet er å få sammenlignet tilbudene til å på en god måte. Det vanlige er ofte å be leverandørene selv estimere timeforbruk og vareforbruk i sine tilbud, når det er grunn til å tro at det er slike ulikheter. Men et estimat vil normalt ikke være bindende for leverandøren, og det har ofte ingen konsekvenser om estimatene sprekker. Det vil derfor være fristende for leverandørene å estimere et lavere antall enn det som er realistisk, for å få en lavere pris i evalueringen. Og hva gjør oppdragsgiver da?
I KOFA-sak 2018/246 gjaldt det anskaffelse av et renseanlegg, i Sauda kommune. Et av tildelingskriteriene var «Drifts- og vedlikeholdskostnader». Leverandørene skulle her blant annet oppgi et estimert antall timer. Etter å ha besøkt et av anlegget til en av tilbyderne, oppjusterte oppdragsgiver antall timer leverandøren hadde estimert i tilbudet sitt. Det fordi det estimerte antall timer fremsto som urealistisk. KOFA la imidlertid til grunn at en slik ensidig oppjustering av estimert antall timer var i strid med kravene til forutberegnelighet og likebehandling i loven § 4.
Konkurransen ble gjennomført som konkurranse med forhandlinger. Og oppdragsgiver skulle i følge KOFA da avklart dette med tilbyderen først. Det er imidlertid ikke helt lett å se hva oppdragsgiver da kunne gjort, dersom leverandøren i en slik avklaring hadde stått fast på at estimert antall timer i tilbudet skulle legges til grunn. Om en avklaring ville brakt noe særlig nytt inn i saken, er vel derfor kanskje tvilsomt.