Tildelingskriterier, evaluering og forhandlinger – hva gjelder etter forskriften del I?

Innledning Forskriften om offentlige anskaffelser del I gjelder for anskaffelser med en verdi under den nasjonale terskelverdien. Den stiller ikke detaljerte krav til gjennomføringen av konkurranser, men disse må være i samsvar med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4. Dette innebærer krav til hvordan konkurranser utformes, gjennomføres og evalueres. En nylig avgjørelse fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), sak 2024/1068, gir veiledning om hvordan disse kravene skal tolkes og anvendes i praksis.

Klagenemndas vurderinger og deres generelle betydning KOFA-avgjørelsen 2024/1068 omhandlet en konkurranse for prosjektering av veitrasé og brokryssing. Klager hevdet at tildelingskriteriene var ulovlige, at tilbudsevalueringen var i strid med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4, og at forhandlingsprosessen var feilaktig gjennomført. KOFA kom til at innklagede ikke hadde brutt regelverket. Saken gir dermed veiledning om flere sentrale spørsmål ved gjennomføring av konkurranser etter forskriften del I.

De grunnleggende prinsippene De grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 – konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, forholdsmessighet og etterprøvbarhet – setter viktige rammer for hvordan konkurranser skal gjennomføres:

• Konkurranseprinsippet: Oppdragsgiver må legge til rette for reell konkurranse og ikke skape urimelige hindringer for deltakelse.

• Likebehandling: Alle leverandører skal vurderes etter de samme kriteriene og evalueringsmetodene.

• Forutberegnelighet: Konkurransegrunnlaget må være klart nok til at leverandørene forstår hvilke krav og vurderinger som vil bli lagt til grunn.

• Forholdsmessighet: Kravene til leverandørene og evalueringen av tilbudene må stå i rimelig forhold til anskaffelsens verdi og formål.

• Etterprøvbarhet: Oppdragsgiver må kunne dokumentere og begrunne sine valg slik at de kan etterprøves av leverandører og kontrollorganer.

  
  

Disse prinsippene var sentrale i KOFA-avgjørelsen og danner grunnlaget for tolkningen av forskriften del I.

Krav til tildelingskriterier KOFA-avgjørelsen vurderte tildelingskriteriene "Løsningsforslag" og "Oppdragsspesifikk kompetanse". Klager mente at disse var for vagt formulert og ga oppdragsgiver for stort skjønn. KOFA konkluderte med at kriteriene var lovlige, fordi:

• De var klart nok formulert til at leverandørene kunne forstå hva som ble vektlagt.

• De var egnet til å identifisere det beste tilbudet.

• De ga ikke oppdragsgiver ubegrenset skjønn.

  
  

Generelt kan man derfor legge til grunn at tildelingskriterier i forskriftens del I må være klart utformet, saklig relevante og knyttet til anskaffelsens formål. Samtidig trenger ikke hvert vurderingselement å ha en fast vekt, så lenge den samlede vurderingen følger prinsippet om forutberegnelighet.

Evaluering av tilbud Tilbudsevalueringen i KOFA-saken ble gjennomført med en relativ evalueringsmodell, der beste tilbud ble gitt 100 poeng, og øvrige tilbud ble vurdert relativt til dette. Klager anførte at evalueringen var usaklig og vilkårlig, men KOFA slo fast at:

• Evalueringen var i samsvar med tildelingskriteriene.

• Det var tilstrekkelig begrunnelse for poengtrekkene.

• Skjønnsutøvelsen var saklig og etterprøvbar.

  
  

Basert på dette kan man generelt si at evaluering av tilbud etter forskriftens del I må være:

• I tråd med de angitte tildelingskriteriene.

• Saklig begrunnet og dokumentert.

• Utført på en måte som sikrer etterprøvbarhet og likebehandling.

  
  

Gjennomføring av forhandlinger Et av klagepunktene i saken var at klager ikke fikk delta i forhandlingene, til tross for at deres tilbud hadde den laveste prisen. KOFA konkluderte med at dette ikke var et regelbrudd, fordi:

• Utvelgelsen av leverandører til forhandlinger fulgte konkurransegrunnlaget.

• Det var ikke krav om at alle leverandører måtte få delta i forhandlingene.

• Dokumentasjonen i anskaffelsesprotokollen var tilstrekkelig for etterprøvbarhet.

  
  

Generelt kan man derfor legge til grunn at forhandlinger etter forskriftens del I:

• Kan begrenses til utvalgte leverandører, så lenge dette er i samsvar med konkurransegrunnlaget.

• Må være dokumentert godt nok til å sikre etterprøvbarhet.

• Ikke krever en skriftlig begrunnelse for utvelgelsen av leverandører på det tidspunktet forhandlingene gjennomføres, men dette bør være mulig å ettergå i anskaffelsesprotokollen.

Konklusjon KOFA-avgjørelsen 2024/1068 gir viktige retningslinjer for hvordan konkurranser etter forskriften del I skal gjennomføres. Den bekrefter at oppdragsgivere har stor fleksibilitet, men at de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 må følges. Basert på denne avgjørelsen kan man generelt legge til grunn at:

• Tildelingskriterier må være klare, relevante og ikke gi ubegrenset skjønn.

• Evaluering må være saklig, dokumentert og etterprøvbar.

• Forhandlinger kan gjennomføres med utvalgte leverandører, men utvelgelsen må være i samsvar med konkurransegrunnlaget og dokumentert på en etterprøvbar måte.

Forskriften del I gir altså stor fleksibilitet, men oppdragsgivere må sikre at konkurransene gjennomføres på en måte som ivaretar likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet. KOFA-avgjørelsen gir en tydelig presisering av hvordan disse prinsippene skal anvendes i praksis.