Bruk frivillig karensperiode ved dynamisk innkjøpsordning

En dynamisk innkjøpsordning er en fullelektronisk innkjøpsprosess som kan brukes på ordinære anskaffelser som er tilgjengelig på markedet, for eksempel kontorrekvisita.

Når en dynamisk innkjøpsordning avsluttes, skal kontraktsinngåelsen kunngjøres. Det er ikke krav om karensperiode, men oppdragsgiveren kan fastsette og overholde en frivillig karensperiode. I slike tilfeller kan f.eks. ikke domstolene kjenne en slik kontrakt uten virkning.

I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter trådte i kraft 1. januar i 2017. Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) har samlet veiledninger til de enkelte bestemmelser i regelverket i ett dokument. Denne gangen har vi samlet opplysninger i veiledningsmaterialet som gjelder dynamisk innkjøpsordning. Ikke alle opplysninger er med i artikkelen, så sjekk for sikkerhets skyld hva som står i departementets veiledning.

https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/veileder-offentlige-anskaffelser/id2581234/

En dynamisk innkjøpsordning er en fullelektronisk innkjøpsprosess som kan brukes på ordinære anskaffelser som er tilgjengelig på markedet, for eksempel kontorrekvisita. Ordningen er begrenset i varighet og skal kontinuerlig være åpen for de leverandørene som ønsker å søke om opptak i ordningen

Dersom oppdragsgiveren skal inngå et innovasjonspartnerskap eller etablere en dynamisk innkjøpsordning, må dette også presiseres i konkurransegrunnlaget.

Krav til leverandørenes økonomiske og finansielle kapasitet

I en dynamisk innkjøpsordning skal kravet til årlig minimumsomsetning beregnes på grunnlag av den forventede maksimale verdien av kontraktene som skal inngås under ordningen.

Tildeling av kontrakt under en dynamisk innkjøpsordning

Kravet til karensperiode gjelder ikke ved tildeling av kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning. Dersom oppdragsgiveren bruker unntaket for kontrakter tildelt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning, er det imidlertid en risiko for at han etter inngåelsen av kontrakten kan bli idømt sanksjoner, dersom det viser seg at tildelingen s

kjedde i strid med reglene for tildeling av kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning.

Hvis oppdragsgiveren derimot frivillig fastsetter en karensperiode, og venter med å inngå kontrakt til etter at karensperioden har løpt ut, vil oppdragsgiveren ikke kunne idømmes sanksjoner for slike brudd. Dette forutsetter at karensperioden fastsettes i samsvar med minimumsperiodene i § 25-2.

Oppdragsgiveren bør derfor vurdere i hvert enkelt tilfelle hvorvidt det kan være hensiktsmessig å fastsette en frivillig karensperiode. Ulempen ved å skulle vente med å inngå kontrakten må veies opp mot fordelen ved å ikke bli møtt med krav om sanksjoner fra forbigåtte leverandører i etterkant.

Kunngjøring av kontraktsinngåelse

En kunngjøring av kontraktsinngåelse er en meddelelse til markedet om hvilken leverandør som har fått kontrakten. Slike kunngjøringer bidrar til åpenhet og kan både forebygge og avdekke korrupsjon. En oppdragsgiver som avslutter en dynamisk innkjøpsordning, skal kunngjøre dette ved bruk av en kunngjøring av kontraktsinngåelse, jf. § 26-5 tredje ledd.

I hvilke tilfeller gjelder ikke kravet om karensperiode?

I visse tilfeller behøver ikke oppdragsgiveren å fastsette og overholde en karensperiode før inngåelse av kontrakten. Dette gjelder i fire tilfeller, blant disse når oppdragsgiveren tildeler kontrakter under en dynamisk innkjøpsordning

Tildeling av kontrakt i strid med prosedyrereglene

Retten kan/skal idømme sanksjoner når oppdragsgiveren tildeler en kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning i strid med prosedyrereglene for tildeling av slike kontrakter.

For slike kontrakter gjelder det ikke noe krav om karens. Det betyr at oppdragsgiveren kan inngå kontrakt umiddelbart etter tildelingen og de øvrige leverandørene får ikke mulighet til å stoppe kontraktsinngåelsen. Oppdragsgiveren kan imidlertid sende en meddelelse om valget av leverandør og fastsette og overholde en frivillig karensperiode, jf. punkt 44.7.4.3. I slike tilfeller kan retten ikke kjenne en kontrakt uten virkning.

Ved kontrakter innenfor en dynamisk innkjøpsordning skal tildeling i strid med prosedyrereglene forstås som tildeling i strid med § 26-7. Det vil si i forbindelse med gjennomføring av konkurransen for tildeling av hver enkelt kontrakt under innkjøpsordningen. Et brudd på disse bestemmelsene kan for eksempel være der oppdragsgiveren ikke har invitert alle tilbydere som er tatt opp i ordningen til å levere tilbud, eller der kontrakten ikke er tildelt til den tilbyderen som har gitt det beste tilbudet i henhold til de fastsatte tildelingskriteriene. Kontrakten (altså avropet) kan bare kjennes uten virkning dersom kontraktens verdi overstiger EØS-terskelverdiene og vilkårene i loven § 13 første ledd bokstav b er oppfylt.

Unntak ved overholdelse av en frivillig karensperiode

Domstolene kan ikke kjenne en kontrakt uten virkning ved tildeling av en kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning når oppdragsgiveren frivillig fastsetter og overholder en karensperiode. For at dette unntaket skal gjelde må oppdragsgiveren meddele sin beslutning om kontraktstildeling til leverandørene i samsvar med forskriftens bestemmelser. Den frivillige karensperioden må også oppfylle kravene til en ordinær karensperiode, det vil si kravet om henholdsvis rimelig tid etter del II eller minimum 10/15 dager etter del III. Der oppdragsgiveren sender en slik meddelelse og overholder en frivillig karensperiode, sikres åpenhet omkring tildelingen av kontrakten samtidig som de øvrige leverandørene får mulighet til å stoppe kontraktsinngåelsen hvis de er uenige i oppdragsgiverens vurdering. Oppdragsgiveren er ikke forpliktet til å fastsette en slik frivillig karensperiode. Velger han ikke å benytte muligheten, kan han imidlertid bli møtt av søksmål med krav om sanksjoner.

Anskaffelser fra innkjøpssentraler i andre EØS-stater

Oppdragsgiveren kan anskaffe ytelser fra eller gjennom en innkjøpssentral i en annen EØS-stat. Innkjøpssentralen skal gjennomføre sine anskaffelser etter reglene i den staten hvor den er lokalisert. En dansk innkjøpssentral skal altså følge de danske anskaffelsesreglene, også dersom norske leverandører kjøper varer og tjenester gjennom/fra denne sentralen. Disse reglene skal også gjelde dersom oppdragsgiveren selv tildeler en kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning. Oppdragsgiveren må være identifisert som en av oppdragsgiverne i kunngjøringen dersom han skal kunne bruke den inngåtte rammeavtalen eller den etablerte dynamiske innkjøpsordningen. De norske anskaffelsesreglene vil da i utgangspunktet ikke kunne legges til grunn ved slike anskaffelser. Regler som ikke knytter seg direkte til anskaffelsesprosedyren vil likevel gjelde, slik som regler om innsyn i dokumenter, taushetsplikt og habilitet.

Anskaffelser i fellesskap fra ulike EØS-stater

Oppdragsgivere fra forskjellige EØS-stater kan i fellesskap inngå en kontrakt eller rammeavtale eller etablere en dynamisk innkjøpsordning. De kan også i fellesskap tildele kontrakter under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning.